Caso de estudio: CampLink para Constanza Eco Camp

Un campamento de verano parece sencillo desde fuera. Por dentro son niños, tutores, pagos, datos de salud, grupos, actividades y monitores que necesitan saber, en cada momento, quién está dónde.

Constanza Eco Camp llevaba todo eso con hojas de Excel y grupos de WhatsApp. Para ellos construimos CampLink, una plataforma a medida para gestionar el campamento de principio a fin.

El punto de partida: Excel y WhatsApp

Excel y WhatsApp sirven para empezar, pero en un campamento tienen límites conocidos:

• Los datos de cada niño acaban repartidos entre archivos y conversaciones.
• Saber quién llegó o quién falta en una actividad depende de listas y de preguntar por mensajes.
• Una hoja de cálculo compartida no permite que cada persona vea solo lo que le toca, y en un campamento hay datos delicados, como la salud o los pagos.

Lo que construimos

CampLink es un sistema web al que entra todo el equipo del campamento con su usuario. Funciona en computadora y en el móvil, y organiza el trabajo en tres partes: registrar a los niños, escanearlos en cada actividad y ver el estado del día.

Registro de cada camper en un solo lugar

Cada niño tiene su ficha con datos personales, identificación, tutores, salud y pagos. El registro va por pestañas, así que no hay que llenar un formulario interminable de una vez, y todo queda asociado a la temporada en curso.

Cada temporada, como el verano, se crea desde el panel de administración. Así los datos de un año no se mezclan con los del siguiente.

Pulseras y tarjetas QR

A cada camper se le asigna una pulsera o una tarjeta con código QR para esa temporada. Las tarjetas se imprimen directamente desde la plataforma, y una pulsera se puede reutilizar con otro camper.

Check-in en segundos: QR, NFC o manual

Cuando empieza una actividad, el monitor escanea la pulsera o la tarjeta de cada niño y queda registrado quién la hizo, a qué hora y quién lo escaneó. Hay tres formas de hacerlo, según lo que tenga a mano:

• Con el móvil: la cámara del teléfono lee el código QR.
• Con un lector NFC conectado a la computadora.
• A mano: buscando al niño por nombre o código, para cuando falta la pulsera.

Cada pantalla de escaneo enseña los últimos registros, así el monitor confirma al momento que el check-in entró.

El estado del día y el historial

El dashboard muestra a los campers con su grupo, su estado y su progreso en las actividades del día, con filtros por grupo y un buscador. El historial guarda cada escaneo con fecha, hora, actividad y responsable, y se puede filtrar por día, actividad, camper o miembro del equipo.

Cuando el grupo se divide, por ejemplo en una salida, la plataforma permite separar a una parte de los niños con su propio personal y sus propias actividades, sin mezclar sus registros con los del resto.

Cada persona ve lo que le toca

No todo el equipo necesita ver lo mismo. CampLink trabaja con roles: administración, dirección, monitores y personal médico. El monitor solo ve lo que necesita para escanear; la dirección gestiona asignaciones, pulseras y el historial; y la administración controla usuarios, temporadas y la información completa.

Además, la dirección asigna a cada monitor los campers que le corresponden, para que cada uno gestione a su grupo.

Cómo lo hicimos

Partimos de cómo trabaja el campamento: las actividades del día, los grupos por edad y quién del equipo necesita qué. Sobre eso definimos las pantallas y los permisos de cada rol.

También escuchamos cuando algo sobraba. En el camino se habían planteado un minimarket y una billetera para los niños, y los quitamos a petición del cliente. Una plataforma a medida también consiste en no construir lo que no se va a usar.

Los resultados

No medimos tiempos antes y después, así que no vamos a inventar porcentajes. Lo que el equipo del campamento nota en el día a día es claro:

• Registrar a un niño es más fácil, y toda su información queda en un solo lugar en vez de repartida entre archivos y chats.
• Los últimos check-ins se ven al momento: ya no hay que preguntar por WhatsApp quién llegó o quién falta en una actividad.

Lo que viene

El siguiente paso es una app para iPhone, pensada para que los monitores escaneen y consulten todavía más rápido desde el teléfono. Ya está planificada.

Lo que nos llevamos

No todos los negocios necesitan un software a medida. Pero cuando el trabajo diario depende de hojas de cálculo y mensajes, y hay datos delicados de por medio, una herramienta hecha para esa forma de trabajar marca la diferencia.

Puedes ver la ficha del proyecto en nuestro portafolio. Si tu negocio tiene un proceso parecido, mira lo que hacemos en desarrollo web o escríbenos.